Baekeland-mandaten

Timing

Twee deadlines per jaar: eenmaal in maart, eenmaal in september.

Wat?

Baekeland-mandaten bieden onderzoekers de kans een doctoraat uit te voeren in nauwe samenwerking met een bedrijf en met een duidelijke economische finaliteit. Internationale mobiliteit wordt aangemoedigd, zowel inkomend als uitgaand. Ook mobiliteit tussen de academische wereld en de industrie is belangrijk.

Het betrokken bedrijf staat in voor de strategische oriëntatie van het project en eveneens voor de cofinanciering. De universiteit staat in voor de begeleiding naar een doctoraat.

VLAIO voorziet een subsidie van 50-80% van de projectkosten. Het subsidiepercentage is afhankelijk van de grootte van het bedrijf waar mee wordt samengewerkt en of er eventueel samenwerking tussen 2 (kleine) bedrijven is. Het bedrijf staat in voor de cofinanciering van de kosten die niet door VLAIO gesubsidieerd worden, zowel van hun eigen budget als van het budget van UGent. De kosten van UGent worden m.a.w. steeds voor 100% vergoed.

Voorwaarden

    • Minstens 1 Vlaams bedrijf (of bedrijf met exploitatiezetel in het Vlaamse gewest)
    • 1 Vlaamse universiteit
    • Geen nationaliteitsvereiste
    • Geen diplomavereisten
    • Geen graadvereisten
    • Kandidaat mag nog niet gedoctoreerd zijn
    • Looptijd: 4 jaar. Deeltijds werken is mogelijk (min. 50%). De looptijd wordt dan aangepast om tot 4 volle werkjaren te komen.
    • De kandidaat kan zowel werknemer zijn van het bedrijf als van de universiteit. In het laatste geval worden de loonkosten aan het bedrijf gefactureerd.
Opgelet: Aangezien er samengewerkt wordt met een bedrijf is het niet mogelijk om als doctoraatsbursaal tewerkgesteld te worden. De mandaathouder zal steeds in het werknemersstatuut (als wetenschappelijk medewerker) aangeworven worden!

Ondersteuning

Vanuit UGent is er ondersteuning bij de voorbereiding en indiening van een Baekeland-mandaat. 

  • Er kan een intake-gesprek met TechTransfer aangevraagd worden om na te gaan of het project geschikt is als Baekeland-mandaat.
  • Elk jaar in januari wordt een infosessie georganiseerd waarbij de programmacoördinator van VLAIO de modaliteiten van de nieuwe oproep komt toelichten. De exacte datum en mogelijkheid tot inschrijving zijn vanaf eind december terug te vinden op de website van de Funding Academy.
  • TechTransfer of een van de IOF-Business developers geeft feedback op het valorisatieluik van de projectaanvraag.
  • Team Vlaams-federaal geeft ondersteuning bij de opmaak van het budget en administratieve stappen die nodig zijn voor een correcte indiening. Zie ook hieronder bij 'Indienen'.
  • TechTransfer geeft trainingen aan de kandidaten ter voorbereiding van hun mondelinge verdediging.

Indienen

Indienen kan in het Engels of in het Nederlands. De rest van de procedure verloopt in de taal van indiening.

Procedure:

  1. Meld zo vroeg mogelijk jullie Baekeland-aanvraag aan bij Team Vlaams-federaal (vlaams-federaal@ugent.be). Niet alle projectinfo of -partners hoeven gekend te zijn voor de aanmelding.
  2. Volgende zaken moeten in orde gemaakt worden om de aanvraag vanuit UGent te kunnen indienen:
    • Budget: Afhankelijk van waar de kandidaat zal tewerkgesteld worden zal de personeelskost berekend worden door het bedrijf of door UGent. Voor ramingen van de personeelskost aan UGent kan je contact opnemen met de front officer van de vakgroep of vlaams-federaal@ugent.be.
      Ook indien de kandidaat werknemer wordt van het bedrijf, vergeet niet om dan een werkingsbudget (incl. 20% overhead) voor UGent te voorzien voor de taken die aan de universiteit worden uitgevoerd. Team Vlaams-federaal kan de excel nakijken, maar kan ze ook voor je invullen bij moeilijkheden.
      Bekijk de uitleg van het VLAIO-kostenmodel om het budget op te maken. Download hier de template van VLAIO voor het budget.
    • Link naar VLAIO-portaal: De indiening van de aanvraag zal via het online platform van VLAIO verlopen. Een van de partners maakt via de roze knop op de VLAIO-website een nieuwe aanvraag aan en voegt alle partners toe. Nadat alle info is ingevuld en alle bijlagen zijn opgeladen moet elke partner én de kandidaat zijn eigen deel finaliseren en indienen. Vanuit UGent moet dit door de rector of iemand met een volmacht gebeuren. Stuur de link naar de online aanvraag daarvoor door naar vlaams-federaal@ugent.be
    • Toelating doctoraat: Tijdens het finaliseren van de projectaanvraag in het VLAIO-portaal moet er vanuit UGent bevestigd worden dat de kandidaat aan alle voorwaarden voldoet om tot het doctoraat toegelaten te worden als het Baekeland-mandaat behaald zou worden. Vraag daarvoor via de FSA van je faculteit om deze verklaring  door de decaan te laten ondertekenen en door te sturen naar vlaams-federaal@ugent.be. De verklaring kan voorwaardelijk opgemaakt worden indien de kandidaat zijn masterdiploma nog niet behaald heeft.
      Belangrijk: de kandidaat hoeft zich nog niet in te schrijven als doctoraatsstudent. Bij indiening hebben we enkel de bevestiging nodig dat de kandidaat aan alle voorwaarden voldoet.
  3. Van zodra het project klaar is om in te dienen, zullen wij voor UGent de aanvraag finaliseren en indienen in het online portaal van VLAIO via de link die ons doorgestuurd werd. Dit kan enkel gedaan worden door de rector of iemand met een volmacht. Dit kan niet door de promotor gedaan worden.
  4. Ook de andere partners zullen hun deel in het VLAIO-portaal door hun rechtsgeldig vertegenwoordiger moeten laten finaliseren en indienen, net als de kandidaat. Pas nadat alle partners dit gedaan hebben is het project finaal bij VLAIO ingediend.
  5. Ten laatste 4 weken na indiening moet een ondertekende (voorlopige) samenwerkingsovereenkomst tussen UGent en het bedrijf aan het VLAIO bezorgd worden. Een belangrijk aspect hierin zijn de afspraken rond intellectuele eigendomsrechten op de resultaten van het onderzoek.
    Na aanmelding van uw dossier bij Team Vlaams-federaal zal TechTransfer of een van de IOF-Business developers u hiervoor contacteren.

Evaluatie

Er vindt een mondelinge verdediging plaats in de loop van mei of november. De kandidaat zal het project én de economische mogelijkheden van het onderzoek moeten toelichten voor een jury van experten.

Vanuit TechTransfer worden trainingssessies georganiseerd voor de kandidaten om zich voor te bereiden op dit interview. Alle kandidaten worden hiervoor uitgenodigd.

Toekenning

Indienen in maart, toekenning in juli. Indienen in september, toekenning in december. De resultaten worden daags na het beslissingscomité gepubliceerd op de VLAIO-website. VLAIO brengt ook alle aanvragers via mail op de hoogte.

Starten gebeurt steeds op de eerste dag van de maand, ten vroegste de maand na indiening, ten laatste 6 maanden na toekenning.

Indien er gestart wordt vóór de officiële toekenning, dan gebeurt dit volledig op risico van het bedrijf.

Meer informatie

Contact

UGent - Afdeling Onderzoekscoördinatie

UGent - Afdeling TechTransfer