Wegwijzer Tucht

Via onderstaande FAQ maken we jou wegwijs in het verloop van tuchtprocedures aan de UGent. Vind je geen antwoord op jouw vraag of wil je een bepaalde casus bespreken, neem dan contact op met juridischezaken@UGent.be.

Wat is een tuchtprocedure?

Een tuchtprocedure is een interne sanctieprocedure waarbij onderzocht en beslist wordt of een personeelslid of een student een ernstige fout beging. Indien de feiten bewezen worden verklaard, zal een tuchtsanctie worden opgelegd. Een tuchtprocedure heeft bijgevolg als enig doel en uitkomst het opleggen van een tuchtsanctie aan een personeelslid of student die een ernstige fout beging.

Wat zijn tuchtfeiten?

Tuchtfeiten zijn ernstige tekortkomingen aan de ambtsplicht voor personeel of ernstige fouten in het kader van de activiteiten en handelingen als student. Ook wie anderen aanzet tot het plegen van tuchtfeiten of hieraan heeft meegewerkt, kan aan de tuchtprocedure onderworpen worden. Tuchtfeiten worden niet beperkend opgesomd. Enkele voorbeelden: grensoverschrijdend gedrag, discriminatie, racisme, geweld, stalking, diefstal, vandalisme, schriftvervalsing, fraude, het niet naleven van de UGent-reglementering, …

Ook ernstige fouten begaan in het privéleven kunnen tuchtrechtelijk vervolgd worden wanneer volgende voorwaarden cumulatief vervuld zijn: a) het gaat om strafrechtelijk sanctioneerbare feiten, en b) wat gebeurd is, heeft een negatieve weerslag op het functioneren of de werking van de dienst wat personeel betreft of op de werking van de UGent wat studenten betreft (vb. het geven van lessen, de impact op een stageplaats, het leven in een studentenhome) of heeft een ernstige negatieve impact op het welzijn van of de samenwerking met meerdere medewerkers en/of studenten.

Enkel feiten die niet ouder zijn dan vijf jaar kunnen tuchtrechtelijk worden vervolgd, tenzij het om strafrechtelijk sanctioneerbare feiten gaat die strafrechtelijk nog niet zijn verjaard.

Welke tuchtsancties kunnen worden opgelegd aan personeelsleden?

1° schriftelijke berisping
2° schorsing (max. 6 maanden) (eventueel met inhouding van salaris/beurs tot max. 1/5de)
3° inhouding van salaris/beurs (tot max. 1/5de)
4° terugzetting in graad
5° ontslag / einde beursovereenkomst
6° afzetting (i.e. ontslag met verlies van het ambtenarenpensioen)

Welke tuchtsancties kunnen worden opgelegd aan studenten?

1° schriftelijke berisping
2° tijdelijk verbod om bepaalde diensten of onderwijs- en onderzoeksondersteunende faciliteiten te gebruiken (max. 2 academiejaren)
3° tijdelijk verbod tot deelname aan bepaalde onderwijs- en onderzoeksactiviteiten (max. 2 academiejaren)
4° tijdelijk toegangsverbod tot bepaalde gedeelde ruimten in de studentenhome (vb. alle of bepaalde gemeenschappelijke ruimten) en/of de verplaatsing naar een andere kamer in een studentenhome of naar een andere studentenhome
5° tijdelijke schorsing van de huurovereenkomst in de studentenhome
6° gewone tuchtschorsing (max. 2 academiejaren)
7° tuchtschorsing met inbegrip van examens (max. 2 academiejaren)
8° de uitsluiting van de UGent (max. 10 academiejaren)

In combinatie met één van voormelde tuchtsancties kan ook een gedragsremediërende maatregel worden opgelegd aan studenten (vb. volgen van een opleiding, therapie,…) waarvan de niet-naleving gekoppeld kan worden aan een zwaardere tuchtsanctie dan deze die eerst werd opgelegd.

Wie kan een klacht indienen?

Studenten kunnen een klacht indienen voor feiten begaan door een personeelslid of een student.

Personeelsleden kunnen een klacht indienen voor feiten begaan door een personeelslid of een student.

Ook personen van buiten de UGent kunnen een klacht indienen voor feiten begaan door een personeelslid of een student.

Hoe kan ik een klacht indienen?

Je kan bij de rector een klacht indienen. Er gelden geen vormvereisten. Je kan een e-mail sturen naar juridischezaken@UGent.be. Je identificeert het personeelslid of de student tegen wie je klacht indient en beschrijft de feiten en aangeklaagde fout zo concreet mogelijk, bij voorkeur reeds gestaafd met stukken (vb. e-mails, schriftelijke getuigenissen, ..) die je toevoegt bij jouw klacht.

Wat gebeurt er met mijn klacht?

Je zal een ontvangstbevestiging krijgen. De rector zal een vooronderzoek voeren dat maximaal zes maanden zal duren, afhankelijk van de informatie en stukken die eventueel nog ontbreken en personen die eerst nog moeten worden gehoord. In het kader van het vooronderzoek kan de rector het personeelslid of de student die de vermeende fout zou hebben begaan, alsook de klager en getuigen horen, maar dat is geen verplichting.

De rector laat zich in het vooronderzoek bijstaan en juridisch adviseren.

De rector beslist om wel of niet door te verwijzen naar de Tuchtraad (personeel) of de Tuchtcommissie (studenten). Gebeurt er geen doorverwijzing, dan eindigt de tuchtprocedure. Eventueel kunnen wel andere (orde)maatregelen of (remediërende) acties beslist of voorgesteld worden. Gebeurt er wel een doorverwijzing, dan zal de Tuchtraad/Tuchtcommissie de zaak ten gronde onderzoeken en een tuchtbeslissing nemen waarbij de fout al of niet voor bewezen wordt bevonden en een tuchtsanctie wordt opgelegd.

Je zal van elke belangrijke stap in de procedure op de hoogte worden gebracht door de casemanager (zie ook het antwoord op de vraag: "Zal ik geïnformeerd worden over de tuchtprocedure en de tuchtbeslissing?").

Kan een tuchtprocedure ook zonder klacht worden opgestart?

De rector kan ook op eigen initiatief, zonder een ingediende klacht, een tuchtonderzoek opstarten en beslissen om een zaak door te verwijzen naar de Tuchtraad (personeel) / Tuchtcommissie (studenten). Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als bepaalde ernstige feiten tegen een personeelslid of student objectief zijn vastgesteld door centrale of facultaire diensten van de UGent en gemeld worden aan de rector, of openbaar zijn gemaakt in de pers. De procedure verloopt volledig gelijkaardig, zij het dat er in de procedure geen klager zal zijn.

Let wel: In geval je melding doet van grensoverschrijdend gedrag bij Trustpunt of de externe preventieadviseur psychosociale aspecten geldt het beroepsgeheim. De melding zal enkel doorgegeven worden aan de rector op jouw vraag en met jouw expliciete toestemming. Wil je dat niet, dan kan de externe preventieadviseur psychosociale aspecten in overleg met Trustpunt melding doen bij de rector van het aangeklaagde gedrag indien er meerdere gelijkaardige onafhankelijke meldingen omtrent een persoon werden ontvangen. Dat gebeurt steeds, om de anonimiteit van de melders te garanderen, op zeer algemene wijze zonder concrete beschrijving van de feiten. Op basis van een dergelijk signaal zal het doorgaans niet mogelijk zijn voor de rector om een tuchtprocedure te initiëren daar het niet om concreet omschreven feiten gaat waarop de betrokkene zich kan verdedigen (andere acties kunnen wel, vb. een gesprek met betrokkene).

Hoe verloopt de tuchtprocedure voor de Tuchtraad / Tuchtcommissie?

De Tuchtraad (personeel) / de Tuchtcommissie (studenten) zal een tuchtdossier samenstellen. Er zullen één of meerdere hoorzittingen plaatsvinden waarop de betrokkene, de eventuele klager en getuigen worden gehoord.

Je kan dus ook als klager of getuige worden opgeroepen om te worden gehoord. Je bent niet verplicht om hierop in te gaan (stel dat je bijvoorbeeld een volledige schriftelijke verklaring/getuigenis hebt afgelegd, en niet mondeling wil bevraagd worden). In principe gebeurt dit horen op tegensprekelijke wijze, wat betekent dat betrokkene hierop aanwezig is. Een klager of getuige die dit absoluut niet wenst, dient dit mee te delen aan de Tuchtraad / Tuchtcommissie die dan bekijkt wat mogelijk is.

In ieder geval zal het betrokken personeelslid of de betrokken student steeds inzage hebben in het verslag van horen van de klager of getuige dat aan het tuchtdossier wordt gevoegd.

Op de laatste hoorzitting (voor zover er meerdere hoorzittingen worden gehouden) wordt de zaak in beraad genomen en binnen een maximale termijn van vier maanden spreekt de Tuchtraad / Tuchtcommissie een gemotiveerde tuchtbeslissing uit. De tuchtbeslissing kan worden uitgevoerd zodra de beroepstermijn is verstreken zonder beroep (zie ook het antwoord op de vraag: "Kan ik in beroep gaan tegen de tuchtbeslissing?").

Kan ik anoniem blijven in de tuchtprocedure?

Anonimiteit in tucht is een complexe zaak. We proberen jou hieronder wegwijs te maken en zoveel mogelijk informatie te geven, maar voel je jou onzeker hierover contacteer juridischezaken@UGent.be.

Als klager of als getuige dien je jou steeds te identificeren naar de rector toe. Je kan geen anonieme klacht of getuigenis indienen. Je kan wel vragen om anoniem te blijven ten opzichte van het betrokken personeelslid of de betrokken student tegen wie je klacht indient of wenst te getuigen. Deze vraag tot anonimiteit zal gerespecteerd worden (zo zal de naam verwijderd / gemaskeerd worden indien de zaak wordt doorverwezen naar de Tuchtraad / Tuchtcommissie).

Men kan evenwel niet vragen om anoniem gehoord te worden door een Tuchtraad / Tuchtcommissie of vragen dat een schriftelijke getuigenis geanonimiseerd wordt door de Tuchtraad / Tuchtcommissie (waarbij de Tuchtraad / Tuchtcommissie aldus jouw identiteit kent, maar je vraagt dit niet kenbaar te maken aan het betrokken personeelslid of de betrokken student). Het nemen van de tuchtbeslissing door de Tuchtraad / Tuchtcommissie gebeurt immers op basis van een tuchtdossier dat identiek moet zijn als dat waarin het betrokken personeelslid of betrokken student inzage heeft en diens verweer kan uitoefenen. Wel kan aan de rector gevraagd worden om stukken, zoals een getuigenis, anoniem aan de Tuchtraad / Tuchtcommissie te bezorgen.

Anonimiteit kan impact hebben op de bewijswaarde. Vaak zullen anonieme verklaringen enkel als aanvullend bewijs dienen (indien er reeds andere stukken zijn die op de vermeende feiten wijzen). Je dient ook rekening te houden met het feit dat het betrokken personeelslid of de betrokken student altijd inzage heeft in het tuchtdossier, ook in anonieme verklaringen die zouden worden toegevoegd. Op basis van de beschrijving van de feiten, kan het zijn dat de anonimiteit niet gegarandeerd kan worden (omdat betrokkene uit deze feiten kan afleiden of vermoeden wie de verklaring heeft gedaan). Houd hiermee rekening als je wil dat jouw klacht of getuigenis anoniem wordt gemaakt alvorens het naar de Tuchtraad / Tuchtcommissie gaat. 

Lukt het niet om door neerlegging van het bewijsstuk / verklaring anoniem te blijven (niet geïdentificeerd te worden door betrokkene), terwijl je anoniem wil blijven, kan het document niet opgenomen worden in het dossier.

Aanvullend: In geval je melding doet van grensoverschrijdend gedrag bij Trustpunt of de externe preventieadviseur psychosociale aspecten geldt het beroepsgeheim. De melding zal enkel doorgegeven worden aan de rector op jouw vraag en met jouw expliciete toestemming. Wil je dat niet, dan kan de externe preventieadviseur psychosociale aspecten in overleg met Trustpunt melding doen bij de rector van het aangeklaagde gedrag indien er meerdere gelijkaardige onafhankelijke meldingen omtrent een persoon werden ontvangen. Dat gebeurt steeds, om de anonimiteit van de melders te garanderen, op zeer algemene wijze zonder concrete beschrijving van de feiten. Dit op zich zal onvoldoende zijn om als bewijs te dienen in een tuchtprocedure daar het niet om concreet omschreven feiten gaat waarop betrokkene zich kan verdedigen. Wel zou het in een (reeds bestaande) tuchtprocedure (vb. na een niet-anonieme tuchtklacht) als aanvullend (meer algemeen) bewijs aan het tuchtdossier kunnen worden gevoegd.

Zal ik geïnformeerd worden over de tuchtprocedure en de tuchtbeslissing?

Zowel de klager als het betrokken personeelslid of de betrokken student zullen door de casemanager worden geïnformeerd over alle procedurestappen en de uiteindelijke tuchtbeslissing. Het kan ook zijn dat andere personen geïnformeerd worden op ‘need to know' basis, vb. direct leidinggevende/diensthoofd, promotor.

Getuigen worden niet door de casemanager geïnformeerd.

Enkel het betrokken personeelslid of de betrokken student hebben inzage in het tuchtdossier. De klager en getuigen niet.

Heb je vragen over de status van jouw klacht of een tuchtprocedure, contacteer dan juridischezaken@UGent.be. Formele kennisgevingen (vb. oproeping tot horen, betekenen van de tuchtbeslissing) gebeuren vanuit de Tuchtraad (personeel) / Tuchtcommissie (studenten).

Kan ik in beroep gaan tegen de tuchtbeslissing?

Het betrokken personeelslid of de betrokken student die een tuchtsanctie opgelegd krijgt, heeft de mogelijkheid een beroep in te stellen bij de Tuchtraad in beroep (personeel) / Tuchtcommissie in beroep (studenten). Dit kan binnen de 30 kalenderdagen na ontvangst van de tuchtbeslissing. Het tuchtorgaan in beroep zal de zaak opnieuw onderzoeken en een beslissing nemen die in de plaats komt van de beslissing in eerste aanleg. Het is ook mogelijk dat een zwaardere tuchtsanctie wordt opgelegd dan in eerste aanleg. Deze tuchtbeslissing in beroep is onmiddellijk uitvoerbaar.

Welke termijnen gelden er in de tuchtprocedure?

Enkel feiten die niet ouder zijn dan vijf jaar kunnen tuchtrechtelijk vervolgd worden, tenzij het om strafrechtelijke feiten gaat die strafrechtelijk nog niet zijn verjaard.

Het vooronderzoek door de rector wordt uitgevoerd binnen een maximale termijn van zes maanden.

Eens de zaak is doorverwezen, geldt er geen termijn voor het doorlopen van de tuchtprocedure ten gronde. Wel geldt de redelijke termijn. De timing zal onder meer afhangen van de hoeveelheid zaken die voor de Tuchtraad (personeel) / Tuchtcommissie (studenten) hangende zijn en vooral ook de complexiteit van het dossier.

Het is mogelijk dat een tuchtprocedure wordt opgeschort omwille van een lopend strafrechtelijk onderzoek. Dat gebeurt niet steevast in geval van strafbare feiten, en mag zelfs niet in geval het betrokken personeelslid of de betrokken student de feiten heeft bekend of er overduidelijk bewijs is (vb. vervalsing van een diploma), maar gebeurt wel als enkel via het strafrechtelijk onderzoek kan vastgesteld worden of de feiten zich hebben voorgedaan en betrokkene schuldig is.

Eens de zaak in beraad is genomen, neemt de Tuchtraad/Tuchtcommissie de tuchtbeslissing binnen een maximale termijn van vier maanden.

Het betrokken personeelslid of de betrokken student kan in beroep gaan binnen een termijn van 30 kalenderdagen. Ook de tuchtbeslissing in beroep wordt genomen binnen een maximale termijn van vier maanden na het in beraad nemen van de zaak.

Hoe zijn de Tuchtraad (personeel) / Tuchtcommissie (studenten) samengesteld?

De Tuchtraad voor personeel is samengesteld uit drie leden van het Zelfstandig Academisch Personeel ('ZAP') (waaronder één jurist-voorzitter) en twee leden die wisselen in functie van de personeelscategorie van het betrokken personeelslid dat tuchtrechtelijk vervolgd wordt (ZAP, Overig Academisch Personeel ('OAP') of Administratief en Technisch Personeel ('ATP')). De Tuchtraad in beroep voor personeel heeft een ZAP-jurist-voorzitter en bestaat verder paritair uit drie leden aangeduid door de vakorganisaties en drie leden aangeduid door het universiteitsbestuur waarvan één ZAP, één OAP en één ATP.

De Tuchtcommissie voor studenten, zowel in eerste aanleg als in beroep, is samengesteld uit drie ZAP-leden (waaronder één jurist-voorzitter) en twee leden die wisselen in functie van de categorie van diegene die tuchtrechtelijk vervolgd wordt, met name student of doctoraatsstudent.

De Raad van Bestuur van de UGent heeft beslist dat minimum de meerderheid van de leden van de tuchtorganen externen dienen te zijn. Momenteel wordt de reglementering daartoe aangepast. De verwachting is dat deze reglementsaanpassing kan worden goedgekeurd in het voorjaar van 2023.

Wat zijn ordemaatregelen en de preventieve schorsing in het belang van de dienst?

De rector kan een ordemaatregel opleggen ten aanzien van een personeelslid of een student wanneer bepaalde feiten of het gedrag van dat personeelslid of die student onrust veroorzaakt, een verstoring van de goede werking van de dienst of de universitaire gemeenschap meebrengt, of de veiligheid of het (psychosociaal) welzijn van personeel of studenten of betrokkene zelf in het gedrang brengt. Ordemaatregelen kunnen ook opgelegd worden zonder het opstarten van een tuchtprocedure.

Ordemaatregelen worden tijdelijk opgelegd voor maximaal drie maanden, maar kunnen door de rector op gemotiveerde wijze worden verlengd voor dezelfde maximale duur.

Voorbeelden: toegangsverbod tot (delen van) UGent-sites en gebouwen; contactverbod met (bepaalde) medewerkers of studenten; blokkeren van een account.

Ten aanzien van personeelsleden kan de rector ook beslissen tot een preventieve schorsing in het belang van de dienst. Dit wordt wel gekoppeld aan een tuchtprocedure en kan beslist worden in geval van ernstige tuchtfeiten en indien het belang van de dienst het vereist. Deze preventieve schorsing wordt opgelegd voor maximaal zes maanden en kan eenmaal gemotiveerd worden verlengd voor dezelfde maximale duur. In dat geval mag het personeelslid geen enkele activiteit als UGent-personeelslid uitoefenen, wordt de toegang tot de UGent-sites en gebouwen ontzegd, geldt er een contactverbod met medewerkers en studenten en wordt het account geblokkeerd.

Waar vind ik de toepasselijke reglementen terug?

De UGent-reglementering is terug te vinden in de Codex van de UGent. Derden hebben geen toegang tot de Codex van de UGent. Zij kunnen een exemplaar van het toepasselijke reglement opvragen via juridischezaken@UGent.be.

Alle personeelsleden en medewerkers van de UGent in de ruime zin, doctorandi inluis (behalve deze die doctoreren met eigen middelen) vallen onder toepassing van het Tuchtreglement voor Personeel.

Alle studenten, doctorandi incluis, vallen onder toepassing van het Tuchtreglement voor Studenten.

Opmerking: doctorandi, behalve wie doctoreert met eigen middelen, hebben een dubbele hoedanigheid, wat betekent dat zij onder toepassing van het reglement en de procedure voor het personeel vallen, maar zowel tuchtsancties voor personeel (vb. einde beursovereenkomst) als tuchtsancties voor studenten (vb. schorsing inschrijving) kunnen opgelegd krijgen. Doctorandi die doctoreren met eigen middelen vallen daarentegen enkel onder toepassing van het reglement en de procedure voor studenten.