• Met concrete administratieve vragen (bv. aanvraagformulier, beurzen, …) over een Erasmus deelname kan je altijd terecht op de Afdeling Internationalisering.
• Binnen je eigen faculteit en opleiding kan je terecht voor alle academische vragen (compatibiliteit met je opleiding, inhoud van je stage ...) bij de FCI-voorzitter/medewerker.
• In het najaar organiseert elke faculteit een Infosessie over Erasmus. Het is mogelijk dat tijdens deze sessie ook Erasmus Traineeships aan bod komen. Dit hangt af van faculteit tot faculteit. Meer informatie hierover kan worden bekomen bij de FCI-voorzitter/medewerker.

Nee, eerst en vooral moet je UGent-student zijn tijdens het jaar van mobiliteit. Bovendien moet je met je faculteit aftoetsen, tijdens welke periode van je studie een buitenlandse stage toegelaten is. In sommige opleidingen is het bijvoorbeeld gebruikelijk om tijdens de derde bachelor op stage te gaan.

Erasmus Traineeship is een onderdeel van je opleiding en staat gelijk met een bepaald aantal ECTS. Na succesvolle afronding van je stage, worden deze credits opgenomen in je Transcript of Records. Een Erasmus Traineeship telt dus mee voor je diploma.

Ga zeker ook na wat de voorwaarden zijn inzake GIT in je faculteit of opleiding.

Ja. Je kan een Erasmus Traineeship doen in elke private of publieke organisatie die actief is op de arbeidsmarkt, behalve in EU-instellingen. Je kan zelf een stageplaats aanbrengen. Jouw FCI-voorzitter/medewerker kan je een lijst bezorgen met stageplaatsen van studenten die vóór jou naar het buitenland gingen.

Let op, dit geldt niet voor klinische stages. Hiervoor is een bilateraal akkoord nodig met de instelling.

Een stageverblijf duurt minimum 2 maanden (=60 dagen) en maximaal 12 maanden. De exacte duur van je verblijf is relevant voor de berekening van je beurs.

Ja, beursgerechtigde studenten die vermindering van inschrijvingsgeld genieten, behouden volledig dit recht tijdens hun buitenlands verblijf. Ook het kindergeld loopt gewoon door.

Ja, tot nu toe hebben alle studenten recht op een Erasmusbeurs, mits ze aan alle administratieve formaliteiten voldoen.

De Europese Commissie en de Vlaamse regering geven jaarlijks beurzen ter beschikking voor de Erasmusstagiairs. Het beursbedrag wordt bepaald afhankelijk van je bestemming, de bedragen vind je op deze pagina.

Als je uitwisselingsaanvraag werd goedgekeurd én je UGent-inschrijving voor volgend academiejaar is in orde, moet je je beurscontract via Oasis elektronisch ondertekenen. Bekijk nog even de data van je uitwisseling vooraleer je het contract ondertekent. Neem als geplande startdatum de start van de academische activiteiten (incl. welkom event) en als einddatum de laatste dag van de examens. Correcte data zijn van belang voor de berekening van je beurs. Is de effectieve duur van je uitwisseling langer dan de data van je contract, dan moeten we de data uit je contract in rekening brengen. In het omgekeerde geval wordt de effectieve duur wel in rekening gebracht. Pas je data dus zeker aan waar nodig vooraleer je het contract ondertekent. Studenten die herexamens hebben, moeten langer wachten om zich opnieuw in te schrijven en kunnen hun contract dus nog niet ondertekenen tijdens de zomermaanden.

Erasmusstudenten worden volledig vrijgesteld van het betalen van inschrijvingsgeld aan de gastuniversiteit. Je blijft dus wel het inschrijvingsgeld aan UGent betalen.

Weetje: in Duitsland wordt per semester een ‘semester fee’ gevraagd, wat in een extra kost resulteert. Dit kan oplopen tot 300 euro per semester. In dit bedrag zit vaak ook een abonnement op het openbaar vervoer.

De Erasmusbeurs is geen allesomvattende beurs en dekt dus een deel van de extra kosten verbonden aan een stageverblijf. De reële kost van een Erasmus Traineeship hangt af van het land en de stad waar je stage loopt, het type accommodatie, de reiskosten, ...

Tip: zet een spaarplan op als je in het buitenland bent en ga zuinig om met je beurs.

Tip: in Frankrijk kunnen Erasmusstudenten van een bijkomende beurs genieten dankzij het CAF (Caisse d’Allocation Familiale). Meer informatie over hoe je deze ondersteuning kan aanvragen, kan hier worden gevonden.

In theorie mag je een tweede Erasmus Traineeship doen op voorwaarde dat je opleiding/faculteit dit toestaat. Het Erasmus+ programma laat toe dat je per studiecyclus (bachelor, master, doctoraat) tot 12 maanden naar het buitenland mag.

Andere mogelijkheden zijn Erasmus Studies, Erasmus Belgica (naar Franstalig België) of bestemmingen buiten Europa via de bilaterale raamakkoorden (BIRAKS). Hierin heeft je faculteit echter steeds het laatste woord.

Universiteit Gent ondersteunt studenten met functiebeperking die op Erasmusuitwisseling willen gaan. Meer informatie hierover vind je online en bij de FCI-medewerker van je faculteit.

Wanneer je je kandidaat wil stellen voor een bepaalde stageplaats, dien je deze kandidatuur in bij je FCI-voorzitter/medewerker. Het is mogelijk dat jouw faculteit op dat moment al een ingevuld en ondertekend Learning Agreement for Traineeships vraagt (zie verder).

De deadline voor het indienen van je kandidatuur ligt doorgaans ergens in de loop van januari of februari, afhankelijk van de faculteit.

1. Uitwisselingsaanvraag
Een eerste belangrijk document is het Application Form. Via Oasis dien je een uitwisselingsaanvraag op te maken voor elke mogelijke bestemming waarvoor je in aanmerking wenst te komen. De aanvraag omvat volgende elementen

• Details over je uitwisseling
• Motivering
• Taalkennis
• Contactpersoon voor noodgevallen
• Learning Agreement (zie verder)

2. Learning Agreement for Traineeships

• In het Learning Agreement for Traineeships beschrijf je welke taken je zal vervullen tijdens je stage. Welke kennis en vaardigheden zal je verwerven? Wat zullen de resultaten van je stage zijn? Wie zal je opvolgen en hoe word je geëvalueerd?
• Je voorlopig Learning Agreement for Traineeships moet vóór je vertrek naar het buitenland goedgekeurd worden door je faculteit. Ga in elk geval na welke de procedure is binnen jouw faculteit. Elke wijziging van het Learning Agreement for Traineeships moet ook opnieuw goedgekeurd worden door alle partijen en van de nodige handtekeningen voorzien worden.
• Het Learning Agreement for Traineeships wordt ondertekend door de stagiair, de stagebegeleider en de FCI van je faculteit.
• Het is de verantwoordelijkheid van de individuele student om VOOR de mobiliteit een volledig ondertekend exemplaar van het Learning Agreement for Traineeships op te laden in Oasis.

Wijzigingen aan dit Learning Agreement for Traineeships dienen zo snel mogelijk na vertrek te worden doorgegeven aan je FCI.

Afhankelijk van faculteit, wordt het Learning Agreement for Traineeships gevraagd bij het indienen van je kandidatuur in januari of februari.

Belangrijk ! Het is cruciaal dat het Learning Agreement for Traineeship voor vertrek door de drie partijen is ondertekend en opgeladen in Oasis. De drie partijen zijn : de student, de gastinstelling en de thuisinstelling.

De door de facultaire FCI-voorzitter/medewerker geselecteerde aanvragen komen terecht bij de Afdeling Internationalisering. De student neemt zelf contact op met de stagebegeleider in het buitenland voor verdere afhandeling van de administratieve formaliteiten.

In de eerste helft van juli zal je een aantal documenten kunnen raadplegen via de Oasis-website, bij 'Documenten' onder je uitwisselingsaanvraag. Volgende documenten worden beschikbaar gesteld:

1. Erasmus + Student Charter
   Elke Erasmus Traineeshipstudent moet voor het vertrek naar het buitenland een Erasmus Traineeshipcontract doornemen. In het Erasmuscharter staan de noodzakelijke bepalingen (voorwaarden, rechten en plichten) van een Erasmusstagiair geëxpliciteerd. Het geldt tevens als bewijs van jouw deelname aan Erasmus Traineeship.
2. Erasmus + beurscontract
   Het beurscontract regelt de betaling van de beurs. Gelieve je beurscontract elektronisch goed te keuren in Oasis. Opgelet! Je kan je Erasmus+ beurscontract pas elektronisch goedkeuren eens je opnieuw bent ingeschreven aan de UGent (dus nadat je je examenresultaten hebt gehad in de 1e of 2e zittijd).
   Opgelet: de data van je beurscontract zijn bepalend voor de berekening van je beurs. Als startdatum neem je de eerste dag van de introductieweek of je eerste stagedag. Indien je een taalcursus volgt in je gastinstelling en deze cursus is opgenomen in je Learning Agreement, dan mag de start daarvan de begindatum van je contract zijn. De einddatum is de laatste dag dat je als student in de ontvangende instelling aanwezig dient te zijn. Dit kan de laatste examendag of laatste stagedag zijn.
3. Terugbetaling taalcursus UCT
   Als uitwisselingsstudent kan je aan verminderd inschrijvingsgeld 1 taalcursus volgen aan het Universitair Centrum voor Talenonderwijs (UCT) (zie verder). Het UCT wordt automatisch op de hoogte gesteld van jouw Erasmus-deelname, je kan je dus gewoon inschrijven bij het UCT. Om aanspraak te kunnen maken op deze cursus aan verminderd inschrijvingsgeld, dien je aanwezig te zijn tijdens minimaal 80% van de lessenreeks. Je kan enkel een cursus volgen voor de officiële taal of talen van je gastland. De terugbetaling gebeurt tijdens jouw uitwisselingsperiode en na het in orde brengen van je contract en je confirmation of stay.
4. Bevestiging Erasmusstatuut
   Een officiële brief die bevestigt dat je bent geselecteerd als Erasmusstagiair, nuttig voor in je gastland. Deze brief kan je afdrukken uit OASIS in het Nederlands of Engels. Naam attest: attest uitgaande uitwisseling.
5. Verplichte taaltest via online linguistic support (OLS)
   Voor de aanvang van je mobiliteitsperiode krijg je per e-mail een uitnodiging van het Online Linguistic Support systeem (in opdracht van de Europese Commissie) om deel te nemen aan een taaltest.
   De test is verplicht om je eerste beursschijf te krijgen, maar biedt je meteen de gelegenheid om te zien waar je staat qua taalniveau. Het biedt je ook de mogelijkheid om eventueel een online taalcursus te volgen tijdens je verblijf. Deze cursus is gratis.
   Deze test is verplicht voor alle uitgaande Erasmusstudenten. Je wordt als student getest voor de taal waarin je zult les volgen. Als je naar Spanje gaat, maar het merendeel van je vakken is in het Engels dan word je getest voor Engels.
   Studenten die geen taaltest moeten afleggen zijn:
   • Studenten die de taal van hun gastland studeren
   • Studenten die kunnen beschouwd worden als native speaker voor de taal waarin ze zullen studeren (vb. via nationaliteit of via vb. volgen Engelstalige opleiding)
   
   Als Erasmusstudent vragen we je de test twee keer af te leggen -vóór of bij het begin van je mobiliteitsperiode en aan het einde- om zo de vooruitgang in de taal te kunnen meten.
   Je krijgt voor je uitwisseling een uitnodiging per e-mail van het Online Linguistic Support systeem om de taaltest in te vullen.
   Het invullen van de taaltest duurt ongeveer 45 minuten. Het systeem gidst je automatisch door de verschillende stappen.
   Je krijgt na afloop meteen te zien welk niveau (A1-A2-B1-B2-C1-C2) je hebt behaald op de verschillende onderdelen van de test.
   Als het niveau globaal onder B2 zit, word je vrijblijvend uitgenodigd om gedurende je Erasmusverblijf een online taalcursus te volgen.
   De resultaten hebben geen invloed op je aanvaarding door de gastuniversiteit/stageplaats.
   Op het einde van je verblijf krijg je een nieuwe uitnodigingsmail om de afsluitende taaltest in te vullen.

Een kot zoeken is je eigen verantwoordelijkheid. Een paar tips:

• Het International Relations Office van je gastinstelling of je contactpersonen bij je stageplaats kunnen je zeker helpen bij je zoektocht
• In sommige universiteiten bestaat er een huisvestingsdienst die je ook kan assisteren
• Contacteer ook UGent-studenten, via je FCI-medewerker of het International Support Team, die momenteel in je toekomstige gastinstelling of stageplaats zitten. Misschien kan je hun kot overnemen of kunnen zij interessante tips geven

Wees steeds alert voor fraude bij je zoektocht! Betaal nooit een waarborg voor je een huurcontract hebt ondertekend en je voor 100% zeker bent dat de wooneenheid bestaat én te huur is. Vraag eventueel de kotbaas naar persoonsgegevens zoals (familie)naam, telefoonnummer, een fotokopie van de identiteitskaart... Ga na of het opgegeven adres bestaat op Google maps. Indien je het slachtoffer was van oplichting, verwittig dan zeker de lokale politie en het international office van de thuis- en gastinstelling.Hou rekening dat als het aanbod te mooi lijkt, het dit waarschijnlijk ook is.

Wil je je eigen kot verhuren tijdens je buitenlands avontuur? Je hebt het recht om je kot tijdelijk door te verhuren als je op Erasmus gaat. Dit is een nieuwe regel die ingaat vanaf 1 januari 2019. Meer informatie kan je vinden op kot.gent.be. 

Wat de ziekteverzekering betreft, moet je je vóór het vertrek naar het buitenland tijdig informeren bij je ziekenfonds. Je vraagt de formaliteiten na die moeten vervuld worden om teruggave van de ziektekosten in het buitenland te garanderen. Pas op! De Europese Ziekteverzekeringskaart is niet geldig in derde landen.

Voor de ongevallenverzekering van de UGent-uitwisselingsstudent gelden dezelfde voorwaarden als wanneer de student aan de UGent les volgt. Via mijn OASIS - Attesten kan je een certificaat afprinten als verzekeringsbewijs voor de gastuniversiteit inzake verzekering. Gevallen waarvoor je via de UGent verzekerd bent:

• Burgerlijke aansprakelijkheid: in geval je in het kader van universitaire activiteiten schade zou berokkenen aan derden, dus NIET op weg van en naar universitaire activiteiten.
• Persoonlijke lichamelijke ongevallen: voor medische kosten indien je het slachtoffer wordt van een persoonlijk lichamelijk ongeval in het kader van universitaire activiteiten of op weg van en naar universitaire activiteiten.
• Reisbijstand: voor medische kosten, repatriëring en dergelijke indien studenten buitenlandse verplaatsingen doen in het kader van universitaire activiteiten. Medische kosten in het buitenland kunnen soms zeer hoog oplopen. Bovendien is goede medische zorg niet overal beschikbaar waardoor soms een evacuatie per vliegtuig of helikopter nodig is. Daarom is het voor iedereen belangrijk om voor vertrek een goede reisbijstandsverzekering af te sluiten. Contacteer in dit verband zeker ook je mutualiteit om na te gaan waar je in elk geval recht op hebt. Indien je bestemming buiten de EU ligt, dan moet je hier zeker en vast nog meer aandacht aan besteden.

Meer info over verzekering vind je op de website van de Afdeling Juridische Zaken of via jouw privé verzekering.

Gelieve bij ongeval tijdens je universitaire activiteiten aan de gastinstelling onmiddellijk contact op te nemen met de UGent Afdeling Juridische Zaken en met de Afdeling Internationalisering.

• Consulteer tot kort voor je vertrek de reisadviezen van de FOD Buitenlandse Zaken voor het land/de streek van bestemming; bij twijfel contacteer actueel@ugent.be.
• Houd je aan de plaatselijke richtlijnen en volg de veiligheidsvoorschriften op.
• Registreer je (indien je de Belgische nationaliteit hebt) in de tool van de FOD Buitenlandse Zaken zodat de consulaire diensten je snel kunnen opsporen of (indien je een andere nationaliteit hebt) in een gelijkaardig systeem van jouw land.
• Zorg ervoor dat je persoonlijke contactgegevens in My OASIS zijn ingevuld.
• Volg de adviezen op van de gastinstelling/stageplaats.
• Aarzel niet de nodige stappen te zetten als er zich iets voordoet. Bij mogelijke problemen doe je het volgende:
• Bij ernstige problemen contacteer de hulpdiensten. Het noodnummer 112 geldt in alle EU landen maar ook in heel wat andere landen.
• Neem zo snel mogelijk contact op met de dichtstbij zijnde ambassade/consulaat. Als je niet de Belgische nationaliteit hebt contacteer je je eigen Ambassade/Consulaat.
• Neem zo  snel mogelijk contact op met de UGent (tijdens de kantooruren naar actueel@ugent.be en/of 24/24 - 7/7  op + 32 9 264 88 88 of permanentie@ugent.be,  ook om te laten weten dat je ok bent)
• Neem zo snel mogelijk contact op met de contactpersoon die je hebt aangeduid in OASIS.
• Zet ook de FCI-medewerker van je faculteit in cc.

Bij persoonlijke ongevallen of ziekte contacteer je zo snel mogelijk je ziekenfonds en verzekeraar.

De UGent doet er alles aan om zoveel mogelijk internationale mobiliteit veilig en verantwoord plaats te laten vinden. Hoe beslist wordt of je een definitieve go krijgt voor je uitwisseling lees je op de pagina over het reisbeleid van de UGent

Je kan in principe je kandidatuur voor een buitenlandse stage intrekken mits je een ernstige reden. Schrijf dan een gemotiveerde brief/e-mail naar de Afdeling Internationalisering en je FCI-voorzitter/medewerker met de mededeling dat je je uitwisseling intrekt en waarom.

Door het vrij verkeer van personen binnen de EU-lidstaten en de EVA-landen, is het bezit van de identiteitskaart de enige formaliteit die bij een grensoverschrijding binnen de Europese Unie wordt gesteld.

Wel moet je je bij de stedelijke bevolkingsdienst van je Erasmusbestemming aanmelden voor de registratie in het vreemdelingenregister. Er bestaan echter geen algemene voorschriften over de documenten die daartoe moeten worden voorgelegd.

De formaliteiten met betrekking tot visumaanvraag voor Turkije durven nogal eens wijzigen. Neem tijdig contact op met de betrokken ambassade of zie www.evisa.gov.tr.

Vraag ook of je een visum met ‘multiple entries’ kan verkrijgen. Gedetailleerde informatie over ambassades, procedures, ... vind je op www.diplomatie.be.

Neem ook steeds kopieën van je belangrijke documenten mee of bewaar ze op je laptop op een USB-stick of in een cloud.

Ga vóór je vertrek na bij je bank of je bankkaart werkt in het land van bestemming. In geval van verlies of diefstal van je bankkaart, bel meteen naar Card Stop: 0032 70 344 344. Dit nummer is 24/24 bereikbaar. In het geval van diefstal van je identiteitskaart of paspoort, bel je meteen naar Doc Stop: 0032 2 518 21 23. Ook dit nummer is 24/24 bereikbaar.

Binnen de Europese Unie gelden zeer soepele douaneregels. Wanneer je naar Turkije op mobiliteit gaat, is dit een pak strenger. Tip: hou de aankoopbewijzen van goederen en producten die je wenst uit te voeren bij wanneer je het land wil verlaten.

Weet waar je naar toe gaat en maak je vertrouwd met de voornaamste gezondheidsrisico’s op je bestemming. Hierover is heel wat informatie online beschikbaar maar een uitstekende en betrouwbare site is die van het Tropisch Instituut Antwerpen: www.wanda.be (ook beschikbaar als app ‘Wanda’). Typ je bestemming in en je krijgt een overzicht van de voornaamste gezondheidsrisico’s en de aanbevolen vaccinaties. Hou ook rekening met specifieke omstandigheden naar aanleiding van de uitbraak van SARS-CoV-2 (Corona). Een goede voorbereiding is dubbel belangrijk indien je kampt met bepaalde gezondheidsproblemen en/of medicatie moet nemen. Zoek ook op voorhand uit (indien mogelijk) waar je terecht kunt in geval van gezondheidsproblemen tijdens je reis.

• Vaccinaties
  • Verzamel alle mogelijke info over de vaccinaties die je reeds hebt gehad: je hebt misschien een vaccinatiekaart liggen (of misschien wordt die wel bijgehouden door je ouders), of contacteer je huisarts. Doe dit in elk geval tijdig (minstens 8 weken voor vertrek) zodat er voldoende ruimte is voor vaccinaties die meerdere inspuitingen vergen.
  • Maak de nodige afspraken om je vaccinaties in orde te maken: je huisarts kan je de meeste vaccinaties zelf toedienen met uitzondering van het vaccin tegen Gele Koorts. Dit laatste kan enkel door een centrum dat hiervoor erkend is (zoals het Tropisch Instituut in Antwerpen en de Travel Clinic van het UZ Gent).
• Reisapotheek
  • Zorg op zijn minst voor een minimale reisapotheek in functie van je bestemming. Zo een reisapotheekje wordt des te belangrijker naarmate je op je bestemming minder toegang hebt tot goede gezondheidszorg. Online info
  • Bespreek dit ook met je huisarts of een arts van de reiskliniek. Voor bepaalde medicatie heb je trouwens een voorschrift nodig. Hou ook rekening met de bewaaromstandigheden van bepaalde medicatie. Focus op de belangrijkste zaken, het is immers ook niet de bedoeling dat je een hele koffer vol verband en pillen moet meesleuren.
  • Denk aan voldoende muggen-werende maatregelen indien je naar zuiderse of tropische landen trekt.
  • Tijdens je reis kan je zelf ook veel doen om niet ziek te worden: vermijd onnodige risico’s en besteed voldoende aandacht aan hygiëne, niet alleen op het vlak van persoonlijk hygiëne (in het bijzonder het wassen van de handen voor en na eten en toiletgebruik) maar ook voor wat betreft eten en drinken (Cook it, boil it, peel it or forget it!), seksuele contacten, …
• Bijzondere voorzorgen: indien je zwanger zou zijn of je hebt reeds bepaalde gezondheidsproblemen waarvoor je al dan niet behandeld wordt, contacteer dan zeker je huisarts om dit te bespreken.
• Extra info kan je terug vinden in volgende brochure:
  
  • https://uzgent.paddlecms.net/sites/default/files/documents/veilig-met-vakantie.pdf
• Indien je uitwisseling verloopt in het kader van een stage, dan kan je ook terecht bij het Departement Medisch Toezicht van de UGent. Contacteer je het stagesecretariaat voor meer info hierover. Zie ook https://www.ugent.be/student/nl/studeren/stage/medische-info-stage Let wel: dit geldt enkel voor stagestudenten, niet voor uitwisselingsstudenten voor cursussen of masterthesisstudenten!

Je zal wellicht op een bepaald moment een cultuurschok ervaren of heimwee hebben. Denk eraan: dit is volkomen normaal! Je kan je daarop deels voorbereiden. Een paar trucjes:

Eenmaal je aankomt in het gastland en je start met een introductieweek of met je stage, verwachten we dat je je zo spoedig mogelijk aanmeldt bij je stagebegeleider. Je laat het luik 'arrival' van het 'Attest Verblijfsperiode' document invullen en ondertekenen en laadt het vervolgens op via Oasis via de tab 'Documenten' van je uitwisselingsaanvraag. Je zal merken dat in Oasis bij Documenten een uitroepteken verschijnt. Hierbij wil Oasis je herinneren om het tweede luik ‘Departure’ op te  laden, dit mag je nog eventjes zo laten tot het einde van je verblijf daar. We herinneren je hier nog aan.

Na aankomst in je gastland, is het mogelijk dat je takenpakket moet worden bijgestuurd. In dat geval dien je dit zo snel mogelijk door te geven aan je faculteit. Pas hiervoor via Oasis je curriculum aan. Je gewijzigde curriculum wordt dan ter goedkeuring voorgelegd aan je faculteit. Na goedkeuring kan je het officieel ondertekende formulier opvragen via de tab 'Documenten' bij je uitwisselingsaanvraag in Oasis.

Je stageperiode in het buitenland wordt erkend als een vergelijkbare studieperiode aan de thuisinstelling. Je stage telt voor een bepaald aantal ECTS. Deze credits zullen vermeld worden op je Transcript of Records en tellen dus mee voor je diploma. De credits worden je toegekend op basis van de evaluatie door je stagebegeleider (zie verder). Dit evaluatiedocument heet het Transcript of Work for Traineeship.

Wanneer je tijdens je verblijf aan een gastinstelling problemen van welke aard dan ook ondervindt, spreek hier dan eerst over met je contactpersoon aan de gastinstelling.

In het geval van ernstige problemen:

• Aarzel niet om je Facultaire contactpersoon voor internationalisering te contacteren, evenals de Afdeling Internationalisering
• Aan de UGent is ook permanentie voorzien die je 24/24 en 7/7 kan bereiken via 0032 9 264 88 88 of permanentie@ugent.be
• Bij ziekte of ongeval je mutualiteit/verzekeringsmaatschappij contacteren
• Bij veiligheidsproblemen of verlies van identiteitspapieren, contacteer je zo snel mogelijk de Belgische ambassade/consulaat ter plaatse te contacteren. Voor meer informatie hieromtrent, zie www.diplomatie.be
• Volg steeds de richtlijnen van de plaatselijke autoriteiten of van je gastinstelling
  • Duid ook een ICE nummer aan in je GSM. ICE is de afkorting van ‘In Case of Emergency’. Dit is een persoon (vader, moeder, vriend of vriendin) die als eerste moet gecontacteerd worden mocht er iets met jou voorvallen.
• Hou zeker contact met je medestudenten
• Wanneer je te maken hebt met grensoverschrijdend gedrag (pesten, agressie of ongewenste intimiteiten) kan je contact opnemen met de vertrouwenspersoon van UGent, elke werkdag tussen 9 en 12 uur via 09 264 82 82 of vertrouwenspersoon@ugent.be (discretie verzekerd en je krijgt uiterlijk volgende werkdag antwoord)

Op het einde van je stageperiode moet je je afmelden bij je stagebegeleider. Je vindt dit document via de tab 'documenten' van je uitwisselingsaanvraag via Oasis en laadt daar dan ook de ondertekende versie op. De laatste dag is de dag dat de student bij de gastinstelling aanwezig dient te zijn. Dit is voor een stagiair doorgaans de laatste stagedag.

Tijdens je uitwisseling ben je een ambassadeur van de Universiteit Gent. Jij kan getuigen over hoe het is om te studeren en te leven in een stad als Gent. Het is mogelijk dat je zal gevraagd worden door je gastinstelling om de Universiteit Gent in de picture te zetten. Als je hiervoor ondersteuning wil kan je terecht bij de afdeling Internationalisering. De afdeling Internationalisering kan je ook vragen om een Instagram Take Over te doen. Hou tenslotte zeker ook steeds je UGent emailadres in de gaten, want alle communicatie wordt via dat emailadres verstuurd.

Een allerlaatste administratie en verplichting voor de Afdeling Internationalisering is het invullen van een online studentenenquête. De informatie hierover wordt je automatisch toegestuurd na je opgegeven einddatum. Eens alle formaliteiten in orde, wordt de laatste beursmaand uitbetaald.

Op het einde van je verblijf krijg je een nieuwe uitnodigingsmail om de afsluitende taaltest in te vullen.

De evaluatie over je stage (=Transcript of Work for Traineeship) zal door je stagebegeleider worden opgestuurd naar de FCI van je faculteit. De resultaten van je stage worden vertaald in ECTS credits en opgenomen in je Transcript of Records.

Wees alert voor gezondheidsklachten tijdens maar ook NA de uitwisseling. Het is immers altijd mogelijk dat je pas na je terugkeer klachten ontwikkelt die verband houden met een aandoening die je tijdens je reis hebt opgelopen. Bij koorts tijdens de reis of tot drie maanden na terugkeer is altijd dringend medisch advies nodig om ernstige infecties zoals malaria (indien van toepassing qua regio) uit te sluiten. Neem dan zo snel mogelijk contact op met je huisarts. Heb je een koortswerend middel nodig, gebruik dan paracetamol en geen aspirine.

Eens je terug in België bent, kan je een omgekeerde cultuurschok ervaren. Je hebt veel ervaringen opgedaan, je interesses zijn misschien verschoven, je hebt nieuwe vrienden gemaakt. Alles is nog hetzelfde gebleven in Gent, maar jij bent fundamenteel veranderd. Sommige studenten ervaren de omgekeerde cultuurschok heel subtiel, anderen heel heftig. Hoe kan je hiermee omgaan ? Wees je ervan bewust dat een omgekeerde cultuurschok normaal is en accepteer het. Zoek ruimte en tijd om je ervaringen te delen met familie, vrienden, medestudenten. Engageer je in internationale studentenverenigingen, als buddy. Zo hou je de ervaring levendig!

Als je de mobiliteitsvragenlijst voor je vertrek hebt ingevuld, kan je nu de vragenlijst na terugkeer afwerken. 

Vul de mobiliteitsvragenlijst na terugkeer in door naar deze website te gaan. 

Het resultaat van je test kan je helpen om je Erasmus Skills op een concrete manier te presenteren aan rekruteerders en werkgevers. Je kan tips en nuttig advies krijgen door de Erasmus Skills-webinars van Nanette Ripmeester (Directeur Expertise in Labour Mobility) te bekijken:

•   Unpacking your Erasmus Experience
• How to Maximize Mobility Skills when Looking for Work